Με τον όρο «Πρόσκληση» ή ευρύτερα «Πρόσκληση Υποβολής Προτάσεων» εννοούμε το πλαίσιο στο οποίο οι ενδιαφερόμενοι φορείς καλούνται να διαμορφώσουν και να υποβάλουν μία πρόταση για χρηματοδότηση των έργων / επενδύσεων τους από πόρους της ΕΕ ή και εθνικούς πόρους, η υλοποίηση των οποίων συμβάλλει στην επίτευξη των στόχων των ευρωπαϊκών και εθνικών πολιτικών αντίστοιχα, όπως αυτοί περιγράφονται στα σχετικά προγραμματικά έγγραφα.

Στην Πρόσκληση περιλαμβάνονται όλες οι απαιτούμενες πληροφορίες για τη διαμόρφωση και υποβολή μίας πρότασης, όπως ο σκοπός της χρηματοδότησης, ο διαθέσιμος προϋπολογισμός, το χρονικό πλαίσιο, τυχόν απαιτήσεις συνεργασίας, η διαδικασία υποβολής κοκ. Η επιτυχής υλοποίηση τόσο των προγραμμάτων άμεσης και έμμεσης χρηματοδότησης, όσο και των εθνικών αναπτυξιακών προγραμμάτων βασίζεται σε μεγάλο βαθμό στο σωστό προγραμματισμό και διαχείριση των επιμέρους Προσκλήσεων των Προγραμμάτων αυτών από τις αρμόδιες Αρχές.

Μπορείτε να υποβάλετε το ενδιαφέρον σας για συνεργασία με άλλους φορείς για υποβολή κοινής πρότασης, όπου αυτό απαιτείται από τους όρους των προγραμμάτων (π.χ. Προγράμματα άμεσης χρηματοδότησης και Ευρωπαϊκή Εδαφική Συνεργασία). Ο σύνδεσμος για εξεύρεση συνεργατών δίνεται συνήθως στη σχετική Πρόσκληση Υποβολής Προτάσεων.

Η πύλη «Funding & Tenders Opportunities» (Δυνατότητες χρηματοδότησης και υποβολής προσφορών) καλύπτει προγράμματα που υλοποιούνται υπό άμεση διαχείριση. Το εργαλείο αναζήτησης εταίρων σας βοηθά να βρείτε εταίρους για το σχέδιό σας ανάμεσα στους πολλούς συμμετέχοντες σε προηγούμενα έργα της ΕΕ. Εκεί μπορείτε να επιλέξετε έναν οργανισμό με βάση το προφίλ του ή την προηγούμενη συμμετοχή του.

Ανάλογα με το πρόγραμμα χρηματοδότησης, τα εθνικά σημεία επαφής μπορούν επίσης να προσφέρουν υπηρεσίες αναζήτησης εταίρων, παρέχοντας λεπτομερή προφίλ εταίρων αλλά και ενεργές αναζητήσεις εταίρων.

Σχετική καθοδήγηση παρέχουν και τα μέλη του Δικτύου Enterprise Europe Network. 

Η απαίτηση για συνεργασία / συμμετοχή περισσότερων από ένα εταίρο στην ετοιμασία και υποβολή μιας πρότασης έργου αφορά συνήθως στα Προγράμματα άμεσης χρηματοδότησης ή τα Προγράμματα Ευρωπαϊκής Εδαφικής Συνεργασίας. Ο αριθμός (συνήθως ελάχιστος) των συνεργατών που καλούνται να λάβουν μέρος στην ίδια πρόταση, καθορίζεται στην αντίστοιχη Πρόσκληση.

Οι επιλέξιμοι φορείς / δυνητικοί δικαιούχοι για χρηματοδότηση ορίζονται στην Πρόσκληση Υποβολής Προτάσεων. Αναλόγως του αντικειμένου της Πρόσκλησης, δυνητικοί δικαιούχοι μπορεί να είναι φυσικά πρόσωπα, νομικά πρόσωπα ή και τα δύο, περιλαμβανομένων, κατά περίπτωση, επιχειρήσεων ή μη κερδοσκοπικών οργανισμών, ανέργων ή εργαζόμενων, κυβερνητικών ή μη κυβερνητικών φορέων, ερευνητικών και ακαδημαϊκών ιδρυμάτων, τοπικών αρχών, οργανωμένων συνόλων κοκ.

Μια Πρόσκληση Υποβολής Προτάσεων ορίζει τις προϋποθέσεις συμμετοχής μιας επιχείρησης στο εκάστοτε Πρόγραμμα, μέσω των οποίων διασφαλίζεται η επιχειρησιακή και οικονομική τους βιωσιμότητα για την εκτέλεση των προβλεπόμενων εργασιών.

Τα Προγράμματα άμεσης χρηματοδότησης, χρηματοδοτούνται από τον προϋπολογισμό της ΕΕ με στόχο να συμβάλλουν στην υλοποίηση των πολιτικών της Ένωσης, χωρίς να υπάρχουν συγκεκριμένες κατανομές πόρων στα κράτη μέλη. Τα Προγράμματα έμμεσης χρηματοδότησης χρηματοδοτούνται από κονδύλια της ΕΕ τα οποία προ-κατανέμονται στα κράτη μέλη, καθώς και από εθνικούς πόρους, ενώ υλοποιούνται μέσα από εθνικά προγραμματικά έγγραφα τα οποία καταρτίζονται στη βάση των προτεραιοτήτων των πολιτικών της ΕΕ αλλά και των αντίστοιχων αναπτυξιακών αναγκών και προτεραιοτήτων που εντοπίζονται σε εθνικό επίπεδο.

Στα Προγράμματα άμεσης χρηματοδότησης, οι Προσκλήσεις Υποβολή Προτάσεων εκδίδονται και διαχειρίζονται από τις αρμόδιες υπηρεσίες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Οι δυνητικοί δικαιούχοι / επιλέξιμοι φορείς υποβάλλουν τις προτάσεις τους για έγκριση απευθείας στην Επιτροπή. Οι προτάσεις τους αξιολογούνται σε ανταγωνιστική βάση με προτάσεις φορέων από όλα τα κράτη μέλη και επιλέγονται για χρηματοδότηση οι συγκριτικά καλύτερες. Συνήθως απαιτείται οι προτάσεις να έχουν διεθνικό χαρακτήρα, δηλαδή να ετοιμάζονται και να υποβάλλονται από κοινού μεταξύ εταίρων από περισσότερα από ένα κράτη μέλη, ώστε να διασφαλίζεται και να αναδεικνύεται η ευρωπαϊκή προστιθέμενη αξία της επένδυσης / έργου.

Στα Προγράμματα έμμεσης χρηματοδότησης, η διαχείριση των Προγραμμάτων και κατ’ επέκταση των σχετικών Προσκλήσεων γίνεται από αρμόδιες Αρχές στην Ελλάδα. Κατά κανόνα, οι προτάσεις υποβάλλονται για έγκριση σε αρμόδιους φορείς του δημόσιου ή του ευρύτερου δημόσιου τομέα.

Ο όρος «ποσοστό χρηματοδότησης» αναφέρεται στη συνεισφορά της ευρωπαϊκής ή εθνικής χρηματοδότησης σε ένα Πρόγραμμα. Εκφράζεται ως ποσοστό του συνολικού κόστους του Προγράμματος. Η συγχρηματοδότηση συνήθως υπόκειται σε ένα μέγιστο όριο που καθορίζεται ως ποσοστό της συνολικής αξίας του Προγράμματος, ή μέρους αυτού. Η Αναθέτουσα Αρχή καθορίζει τα ποσοστά χρηματοδότησης για κάθε Πρόγραμμα.

Οι αιτούντες φορείς όταν υποβάλουν τις προτάσεις τους, θα πρέπει να τηρούν τις ρυθμίσεις για τη διαβίβαση και την παράδοση προτάσεων που καθορίζονται στην Πρόσκληση, για παράδειγμα την προθεσμία, την ημερομηνία και, ενδεχομένως, την ώρα. Μόνο οι υποβολές που συμμορφώνονται με αυτές τις διατάξεις μπορούν να αξιολογηθούν.

Η Αναθέτουσα Αρχή αξιολογεί τις παραληφθείσες προτάσεις, λαμβάνει απόφαση ανάθεσης και ενημερώνει τους αιτούντες. Οι φορείς που είναι υπεύθυνοι για την αξιολόγηση του έργου διαφέρουν ανάλογα με τον τρόπο διαχείρισής του. Για τα Προγράμματα άμεσης χρηματοδότησης, η Επιτροπή αξιολογεί άμεσα τις προτάσεις. Για τα προγράμματα έμμεσης χρηματοδότησης, την αξιολόγηση αναλαμβάνουν οι αναθέτουσες εθνικές αρχές (αρμόδια Υπουργεία, Περιφέρειες).

Η αξιολόγηση των αιτήσεων ακολουθεί αυστηρά τα κριτήρια που έχουν ανακοινωθεί στους δυνητικούς αιτούντες στην οικεία Πρόσκληση. Επιπλέον, τα κριτήρια αυτά εφαρμόζονται με συνέπεια σε κάθε αίτηση, προκειμένου να διασφαλίζεται η ίση μεταχείριση όλων των ενδιαφερομένων. Τα μέλη της επιτροπής αξιολόγησης ακολουθούν μια εκ των προτέρων καθορισμένη μεθοδολογία αξιολόγησης. 

Οι αιτούντες, είτε γίνονται δεκτοί είτε απορρίπτονται, ενημερώνονται για το αποτέλεσμα με επιστολή ή ηλεκτρονική κοινοποίηση.

Ο επιλεγείς αιτών υπογράφει νομική δέσμευση με την αναθέτουσα αρχή με τη μορφή συμφωνίας επιχορήγησης. Αυτή η νομική δέσμευση θεσπίζει τη νομική βάση για την υλοποίηση της δράσης/του έργου και αποτελεί το έγγραφο αναφοράς σε περίπτωση διαφορών.